Una agencia, doce sitios de clientes, doce bases de conocimiento

Una agencia que investiga chat con IA suele empezar por la pregunta equivocada: qué plan alcanza para doce clientes. El tamaño rara vez es el problema. La estructura sí.

Doce clientes significa doce conjuntos de contenido que nunca deben cruzarse, doce widgets en doce dominios, doce lugares a donde tienen que llegar los leads, y una pregunta que define todo lo demás: a nombre de quién va la factura.

Qué queda separado y qué no

Tres clientes en un workspace. Cambia entre ellos y después lee la segunda tarjeta.

La separación de la izquierda funciona sin que tengas que pensarla. Un widget responde desde exactamente una base de conocimiento y solo en los dominios listados, así que las políticas de un consultorio odontológico no pueden aparecer en el sitio de un estudio jurídico ni por accidente.

La tarjeta de la derecha es la que hay que planificar, y es donde se diferencian las dos formas que funcionan.

Las dos formas, y la pregunta que define cuál

La pregunta que decide no es técnica. Es si el chat con IA es algo que revendes dentro de un abono, o algo que configuras y entregas.

Si lo revendes, un solo workspace hoy es más simple: una factura, un lugar donde trabajar, y tú decides qué ve cada cliente. Si lo configuras y lo entregas, un workspace por cliente es más limpio, porque lo que se paga solo queda en manos de quien se beneficia, y nadie tiene una conversación incómoda cuando termina el abono.

Los números que necesitas antes de prometer nada

Los planes son los mismos para una agencia que para cualquiera, así que el techo es una cuestión de aritmética y no de negociación. Las bases de conocimiento son 1, 5 y 25 en Starter, Pro y Business, y ese es el límite duro de cuántos clientes entran en un workspace. Los miembros del equipo son 1, 5 y 25. Los widgets son 1 en Starter e ilimitados de Pro en adelante.

Y después el número que realmente muerde: las respuestas por mes, 3.000, 8.000 y 20.000, compartidas. Doce clientes chicos entran cómodos. Dos de ellos con una campaña la misma semana, no, y de eso te enteras recién por el medidor de uso.

Configurar un cliente en el orden que evita rehacer

La secuencia importa más en una agencia que en un sitio suelto, porque la vas a repetir doce veces.

1. 1Una base de conocimiento por cliente, con el nombre del cliente. Nunca una base con el contenido de todos y un prompt pidiéndole prudencia.
2. 2Rastrea o conecta su sitio, con el plugin de WordPress, Webflow, Shopify o el rastreador, según en qué esté.
3. 3Crea el widget y lista solo sus dominios, incluido el de pruebas. Este es el paso que hace cumplir la separación en cada solicitud.
4. 4Manda los leads al destino del cliente, no a una bandeja compartida tuya. HubSpot, ClickUp, Mailchimp, CallRail o Slack, lo que el cliente ya use.
5. 5Lee las preguntas sin responder a las dos semanas y mándale al cliente una lista corta de lo que su sitio no explica. Esa lista es lo más facturable de todo este proceso.

Ese último paso es el que las agencias desaprovechan. El asistente produce gratis una lista de los huecos del contenido de un cliente, con las palabras de sus propios clientes. Es un abono de contenido que se justifica solo.

Qué decirle a un cliente que pregunta por privacidad

Dos frases, las dos ciertas y conviene tenerlas listas. Su contenido vive en su propia base de conocimiento y el asistente de ningún otro cliente puede leerlo. Y el widget solo responde en los dominios listados, así que si alguien copia la etiqueta en otro sitio no obtiene nada.

Si necesitan más que eso, la respuesta honesta es un workspace a su nombre, donde ellos son dueños de los datos y de la facturación, y tú trabajas adentro como miembro invitado.

Preguntas frecuentes

Elige primero el modelo de facturación, porque todo lo demás se desprende de ahí. Después configura un cliente de punta a punta, con su destino de leads y su lista de preguntas sin responder, antes de venderlo a los otros once.