Espacios de trabajo y tu cuenta

Hay dos cosas fáciles de confundir, y casi toda duda sobre permisos nace de mezclarlas.

Tu cuenta eres tú: tu nombre, tu foto, tu correo y cómo inicias sesión. Te acompaña a todas partes. Cambiar la contraseña o añadir el acceso con Google se hace una vez, en Perfil.

Un espacio de trabajo es un contenedor: bases de conocimiento, widgets, conversaciones, leads, su propio plan y su propia gente. Tu cuenta puede pertenecer a varios, y nada pasa de uno a otro: ni el contenido, ni las conversaciones, ni la facturación.

Cómo inicias sesión

De cuatro maneras, y puedes tener más de una en la misma cuenta: con contraseña, con una passkey, con un enlace que te enviamos por correo y te deja entrar sin contraseña, y con Google. Entrar con una cuenta que ya tienes en otro sitio se llama inicio de sesión único, o SSO: aquí no hay una contraseña aparte que olvidar, reutilizar o filtrar, y si tu empresa desactiva la cuenta de Google de alguien, esa persona pierde el acceso aquí en ese mismo momento.

Añadir cualquiera de ellas a una cuenta que ya tiene contraseña no sustituye a la contraseña. Todas siguen funcionando, y todas llevan a la misma cuenta.

Passkeys

Una passkey es una llave que guarda tu teléfono o tu portátil y que nunca entrega. Entras con tu huella, tu cara o el PIN del dispositivo, y la parte que demuestra quién eres no sale de ahí: no hay nada que escribir, nada que recordar y nada que podamos perder nosotros.

Tampoco se puede robar con una página falsa. Una passkey está atada a este dominio: una copia de nuestra pantalla de acceso en una dirección que solo se le parece no tiene nada que pedir, porque el navegador no ofrece una llave que no corresponde a ese sitio. Esa es la diferencia con una contraseña, y es la razón para añadir una.

Añádela en Perfil -> Passkeys. Ponle el nombre del dispositivo, porque más adelante vas a querer distinguirlas. En la pantalla de acceso, Usar una passkey no te pide el correo primero: tu navegador ya sabe qué llaves tiene para este sitio.

Tu contraseña sigue funcionando, y es a propósito. Una passkey que sea tu única entrada convierte un teléfono perdido en una cuenta perdida, y volver de ahí es más lento que restablecer cualquier contraseña. Con las dos, nunca tienes que tomar el camino lento.

Si pierdes todos los dispositivos que tienen una, [recuperar una cuenta](/recover-passkey) abre ese camino lento: nos dices la dirección y una persona de WelcomeAI comprueba quién eres contra lo que la cuenta es en realidad -- el plan, las facturas, los espacios de trabajo -- antes de quitar las passkeys. Es la decisión de una persona a propósito, porque una forma automática de quitarle a alguien su credencial más fuerte es una forma de entrar. Sea cual sea la respuesta, la solicitud en sí nunca le dice a nadie si una dirección tiene cuenta aquí.

Cambiar la contraseña cierra tus otras sesiones

Todos los demás sitios donde tengas la sesión abierta se cierran cuando cambias la contraseña desde Perfil, y también cuando restableces una olvidada por correo. Si la cambiaste porque creías que había alguien más dentro de tu cuenta, esa es la parte que importa: una contraseña nueva que deja viva la sesión anterior no le cambia nada a quien ya estaba dentro.

Verificar tu correo

Las cuentas nuevas confirman su dirección antes de poder usarse. Es un enlace en un buzón, una vez, y es lo que impide que alguien registre una dirección que no es suya y se quede dentro de la cuenta cuando aparezca su dueño real.

Cuándo crear un segundo espacio

Cuando los datos no deben mezclarse. Otra empresa, otra marca, un cliente para el que llevas esto. Esa es la prueba de verdad: dos espacios existen para que la gente de uno no vea el otro.

No crees uno por proyecto o por web. Un espacio puede tener muchas bases de conocimiento y muchos widgets, y partir una sola empresa en dos significa pagar dos veces y administrar dos veces.

La imagen del espacio de trabajo

Un espacio de trabajo muestra dos letras de su nombre en la barra lateral y en el selector de espacios. En Ajustes puedes poner una imagen: PNG, JPG o SVG, de cualquier tamaño. Tu navegador la recorta en cuadrado y la escala a 128 por 128 antes de enviarla, así que no hay nada que exportar antes -- y un logo ancho pierde sus bordes izquierdo y derecho, algo que conviene saber si es justo por ahí por donde lo reconoces. Si la quitas, vuelven las dos letras.

Roles

Todos en un espacio tienen un rol, y el rol decide qué pueden cambiar:

• Propietario puede hacerlo todo, incluida la facturación y borrar el espacio. Siempre hay al menos uno; un propietario no puede salirse, porque un espacio sin nadie al mando es uno que nadie puede cerrar.
• Administrador lleva el día a día: contenido, widgets, integraciones, personas. La facturación no.
• Miembro trabaja dentro: bases de conocimiento, conversaciones, leads.
• Lector lee.

Da a cada persona el rol más pequeño que le permita hacer su trabajo. Quien atiende conversaciones no necesita poder borrar una base de conocimiento, y el registro de auditoría se lee mucho mejor cuando un cambio solo pudo venir de unas pocas personas.

Invitar

Se invita por correo desde la página de Equipo. Reciben un enlace, entran o crean una cuenta y aterrizan en el espacio con el rol que elegiste. Una invitación vale para un espacio.

Los asientos se cuentan por espacio y forman parte de tu plan. Quitar a alguien libera su asiento al instante.

Dar acceso a quien te refirió

Si compraste tu plan con un enlace que alguien te envió, te hicimos una pregunta en la página de pago y otra vez después de pagar: si querías dejarlos entrar al espacio que estabas comprando. Marcarla los agrega en cuanto terminas, sin invitación que enviar y sin nada que aceptar.

Es un rol propio, y a propósito más chico que Administrador. Reciben contenido, widgets, integraciones y personas. No reciben la facturación (ni siquiera para leerla), el plan, tus facturas, renombrar o borrar el espacio, la configuración de tu cuenta y tus métodos de acceso, ni la posibilidad de crear una clave de API. La palabra "cuenta" en esa pregunta se refiere a la configuración del espacio, no a la tuya personal: nadie puede cambiar cómo entras salvo tú.

En la página de Equipo su fila aparece marcada como Acceso por referido, que es como lo distingues de una invitación normal. Tampoco ocupa un asiento.

Revocar es un clic en esa fila y surte efecto de inmediato; les llega un email avisando. No se elimina nada de lo que hicieron: sus documentos, widgets y conversaciones se quedan, porque siempre fueron de tu espacio. Su parte del referido no cambia en ningún caso: el acceso y el pago son acuerdos separados.

Si dejaste la casilla sin marcar, no se otorgó nada y se les avisó. Invitarlos después es una invitación normal desde la página de Equipo.

Salirse y borrar

Salirse de un espacio te quita el acceso. Todo lo que hiciste se queda: tus documentos, tus widgets, tus conversaciones. Un propietario puede volver a invitarte.

Borrar un espacio lo detiene al instante: todos los widgets dejan de responder, la API rechaza y desaparece de tu lista. No se ha ido. Se puede recuperar durante 180 días, y solo entonces se elimina definitivamente, las filas y los archivos subidos juntos. Solo un propietario puede borrarlo, y te pide escribir el nombre del espacio primero, porque pasada la ventana de retención no hay vuelta atrás.