Espacios de trabajo y tu cuenta

Hay dos cosas fáciles de confundir, y casi toda duda sobre permisos nace de mezclarlas.

Tu cuenta eres tú: tu nombre, tu foto, tu correo y cómo inicias sesión. Te acompaña a todas partes. Cambiar la contraseña o añadir el acceso con Google se hace una vez, en Perfil.

Un espacio de trabajo es un contenedor: bases de conocimiento, widgets, conversaciones, leads, su propio plan y su propia gente. Tu cuenta puede pertenecer a varios, y nada pasa de uno a otro: ni el contenido, ni las conversaciones, ni la facturación.

Cuándo crear un segundo espacio

Cuando los datos no deben mezclarse. Otra empresa, otra marca, un cliente para el que llevas esto. Esa es la prueba de verdad: dos espacios existen para que la gente de uno no vea el otro.

No crees uno por proyecto o por web. Un espacio puede tener muchas bases de conocimiento y muchos widgets, y partir una sola empresa en dos significa pagar dos veces y administrar dos veces.

Roles

Todos en un espacio tienen un rol, y el rol decide qué pueden cambiar:

• Propietario puede hacerlo todo, incluida la facturación y borrar el espacio. Siempre hay al menos uno; un propietario no puede salirse, porque un espacio sin nadie al mando es uno que nadie puede cerrar.
• Administrador lleva el día a día: contenido, widgets, integraciones, personas. La facturación no.
• Miembro trabaja dentro: bases de conocimiento, conversaciones, leads.
• Lector lee.

Da a cada persona el rol más pequeño que le permita hacer su trabajo. Quien atiende conversaciones no necesita poder borrar una base de conocimiento, y el registro de auditoría se lee mucho mejor cuando un cambio solo pudo venir de unas pocas personas.

Invitar

Se invita por correo desde la página de Equipo. Reciben un enlace, entran o crean una cuenta y aterrizan en el espacio con el rol que elegiste. Una invitación vale para un espacio.

Los asientos se cuentan por espacio y forman parte de tu plan. Quitar a alguien libera su asiento al instante.

Salirse y borrar

Salirse de un espacio te quita el acceso. Todo lo que hiciste se queda: tus documentos, tus widgets, tus conversaciones. Un propietario puede volver a invitarte.

Borrar un espacio lo detiene al instante: todos los widgets dejan de responder, la API rechaza y desaparece de tu lista. No se ha ido. Se puede recuperar durante 180 días, y solo entonces se elimina definitivamente, las filas y los archivos subidos juntos. Solo un propietario puede borrarlo, y te pide escribir el nombre del espacio primero, porque pasada la ventana de retención no hay vuelta atrás.