Enviar leads a ClickUp
Convierte cada lead en una tarea de la lista con la que ya trabaja tu equipo.
Qué necesitas
Un API token personal: ClickUp → tu avatar → Settings → Apps → API Token. Empieza por pk_.
Los tokens personales de ClickUp no tienen permisos propios: el token alcanza exactamente lo que alcanza la persona que lo creó. Si falta una lista en el selector, eso es lo que hay que revisar.
Conectar y enrutar
- En Destinos, conecta ClickUp con el token.
- Crea una ruta y elige la lista. Mostramos todas las listas que ve el token, agrupadas por espacio de trabajo y espacio, igual que la barra lateral de ClickUp.
- Mapea los campos. La columna izquierda es lo que pregunta tu formulario; la derecha es lo que tiene la lista. El nombre de la tarea es obligatorio; la descripción y los campos personalizados de esa lista son opcionales.
Una buena opción por defecto es el nombre o el email de la persona como nombre de la tarea, y el resumen de la conversación como descripción.
Espacios de trabajo grandes
Leer un espacio de trabajo grande tarda unos segundos -- una cuenta real tiene 4.959 listas en 22 espacios -- así que guardamos la respuesta y la reutilizamos. Debajo del selector de lista ves cuántas listas encontramos, cuándo las leímos por última vez y un botón Actualizar. Púlsalo después de crear una lista en ClickUp; si no, se usa la respuesta guardada y el diálogo abre al instante.
Una ruta por widget, y por tanto una por formulario
El alcance de una ruta es un widget. Déjalo en todos los widgets y la ruta toma todos los leads; átalo a uno y toma solo los de ese widget.
Así es también como dos formularios llegan a dos sitios, porque un widget usa un formulario: su captura de leads nombra el formulario que pregunta, así que elegir el widget elige el formulario. Un formulario de contacto en un widget y una solicitud de demo en otro son dos rutas, cada una a su destino. Dos formularios en el mismo widget no es algo que se pueda montar: si cambias el formulario del widget, has cambiado qué formulario pregunta.
Elegir un widget hace algo más: la columna izquierda del mapeo muestra las preguntas de ese formulario, en vez de todas las preguntas de todos los formularios del espacio de trabajo. Así una ruta hecha para la demo no se mapea contra los campos del formulario de contacto, y las preguntas en pantalla son las que de verdad se le van a hacer a un visitante. Si dejas la ruta en todos los widgets las tienes todas, que es lo correcto: la ruta toma leads de todos.
Una consecuencia que conviene saber: un lead que el asistente capta en la conversación lleva el widget del que vino, así que una ruta atada a un widget lo toma como cualquier otro. Un lead empujado por la API sin widget lo toma solo una ruta sin widget.
Campos personalizados
Los campos personalizados de la lista aparecen en el mapeo, y Nuevo campo crea uno sin salir del diálogo: texto, texto largo, número, fecha, casilla o un desplegable con las opciones que escribas.
Dos límites son de ClickUp, no nuestros:
- Un campo creado no se puede borrar desde la API. Una vez existe, solo se quita dentro de ClickUp. El diálogo lo advierte antes de crear nada.
- No se puede añadir una opción a un desplegable que ya existe. Crea el desplegable con todas sus opciones, o añade la que falta en ClickUp.
Desplegables y otros campos con tipo
ClickUp guarda un desplegable como una lista de opciones, y una tarea solo puede referenciar una opción que exista. Si un lead responde algo que no es una de las opciones, se omite ese campo y la tarea se crea igual; el registro de envíos dice qué se omitió. Es deliberado: ClickUp rechaza la tarea entera por un solo valor inválido, y un lead que llega con once de doce campos vale más que un lead que no llega.
Los números, las monedas, las fechas y las casillas se convierten por ti. $1.200 se vuelve 1200, sí y yes se vuelven una marca, y una fecha se vuelve la marca de tiempo de ClickUp.
Los campos que ClickUp calcula por su cuenta -- fórmulas, rollups, progreso, personas y relaciones -- no se ofrecen en el mapeo, porque ninguna respuesta que escriba un visitante podría ser un valor válido para ellos.
Compruébalo antes que un visitante
- Comprobar conexión en la cuenta le pregunta a ClickUp si el token sigue funcionando y guarda la respuesta con la fecha de hoy.
- Enviar lead de ejemplo crea un lead inventado en la lista a la que apunta esta ruta, para que veas exactamente qué llega. Usa el mismo mapeo que un lead real. No se guarda como lead ni cuenta contra tu plan; el registro de envíos lo marca como ejemplo.
Cuando falla
El registro de envíos muestra la petición, la respuesta y qué ruta lo envió. Las causas habituales son un token que perdió acceso al espacio, y un campo personalizado obligatorio de la lista para el que el lead no tenía nada.