Formularios de contacto y reglas de seguridad
Las tres formas de pedir los datos a un visitante, y las reglas que sigue el asistente mientras los pide.
Los tres formatos
Un formulario de contacto son unos campos y una decisión sobre cómo se le piden al visitante. Se construye en Contactos -> Formularios, y el formato es el ajuste Formato dentro de Envío.
- En línea. Todos los campos a la vez, dentro del panel de chat. Lo adecuado para dos o tres campos.
- Paso a paso. Una pregunta por pantalla con un indicador de avance. Mejor para un formulario largo, porque quien ve ocho casillas de golpe suele cerrar el panel.
- En el chat. No se muestra ningún formulario. El asistente pide los datos conversando, de uno en uno o de dos en dos, mientras responde a las preguntas del visitante.
El contacto que se guarda es idéntico elijas el que elijas. Un nombre pedido en conversación acaba en las mismas dos columnas que rellena un formulario enviado, una respuesta de lista se sigue validando contra sus opciones, y un campo oculto sigue tomando el valor que configuraste.
Qué cambia en el formato En el chat
No hay botón de enviar, así que no hay un momento en el que llegue todo junto. Cada respuesta se guarda en cuanto se da. Quien se marcha después de dos preguntas deja un contacto real con dos respuestas reales, marcado como Parcial en la lista y con origen Chat.
Un contacto parcial pasa a normal por sí solo en cuanto llega el último campo obligatorio. Una pregunta opcional sin responder no lo retiene.
Dos consecuencias que conviene conocer:
- El asistente nunca vuelve a pedir algo que ya tiene, ni siquiera una semana después en otra conversación. En cada turno se le dice qué hay guardado, así que esto no depende de que la transcripción siga en su contexto.
- Tu Texto de consentimiento se dice en voz alta, no se muestra. Una conversación no tiene dónde poner una casilla, así que el asistente pronuncia esa frase antes de pedir datos de contacto.
Reglas de seguridad
Las reglas de seguridad son lo que el asistente cumple mientras responde. Viven en dos sitios, y el segundo existe solo para llevarle la contraria al primero:
- Ajustes -> Reglas de seguridad es la regla del espacio de trabajo. Toda base de conocimiento y todo formulario funcionan bajo ella mientras no digan lo contrario.
- La tarjeta Reglas de seguridad de un formulario muestra exactamente qué hará ese formulario, y puede reemplazar la regla del espacio solo para él.
Un formulario nuevo empieza siempre bajo la regla del espacio y recoge cualquier cambio posterior que se haga allí. Al activar Dar reglas propias a este formulario se toma una copia completa y se deja de seguir: a partir de ahí, cambiar la regla del espacio ya no cambia este formulario.
El reemplazo es la política entera, no un parche. Si el espacio bloquea un tema y este formulario no, en este formulario el tema deja de estar bloqueado. Es deliberado: una política heredada a medias es una que nadie puede leer en pantalla.
Dos reglas que no se pueden desactivar
Todo asistente de todo espacio las cumple, y ningún ajuste las quita:
- Responde solo con tu base de conocimiento. Si el material no contiene la respuesta, lo dice y ofrece qué puede hacer el visitante a continuación. No recurre a conocimiento general, y no se inventa un precio, una fecha ni una política.
- Nunca comparte una credencial que encuentre. Si una clave de API, un token, una contraseña, una cookie o una clave privada están dentro de uno de tus documentos, se retiran del material antes de que el asistente lo lea, así que no hay forma de preguntar que las devuelva. Además se le indica que no explique cómo aprovechar una debilidad de tus sistemas.
La segunda merece leerse dos veces: se aplica, no se pide. Esa es la diferencia entre una instrucción con la que un visitante astuto puede discutir y un valor que ya no está ahí para repetirlo.
Lo que sí puedes cambiar
Revisa las reglas antes de publicar
Abre Ver las instrucciones que recibe el asistente en la tarjeta de reglas. Eso no es un resumen: es el texto literal que recibe el modelo, en orden. Léelo y pulsa He leído estas reglas.
El aviso vuelve cada vez que las reglas cambian, incluido un cambio hecho a nivel de espacio que este formulario hereda. Un visto que se refiere a un texto que nadie ha leído es peor que no tener visto.
Conectar un formulario a un widget
Un formulario no hace nada hasta que un widget lo usa. Abre el widget, busca Formulario de contacto y elígelo. Un mismo formulario puede servir a varios widgets; borrar uno que todavía usa un widget se rechaza, y el mensaje nombra los widgets.
Resolución de problemas
El asistente no pide nada. Comprueba que el widget apunta a este formulario y que su Formato es En el chat. Un formulario En línea o Paso a paso solo se muestra cuando el asistente decide mostrarlo, o cuando el visitante usa una acción rápida.
Pidió algo que el visitante ya había dado. Mira la fila del contacto: si la respuesta no está guardada, la rechazó la validación, por ejemplo una respuesta de lista fuera de sus opciones o una dirección que no lo es. Al asistente se le indica que vuelva a pedir exactamente esas.
Respondió algo fuera de tema. Puede que la regla del espacio esté desactivada, o que este formulario la haya reemplazado. La tarjeta de reglas del formulario dice cuál de las dos, en una etiqueta arriba del todo.